La gestione delle mail PEC: best practice

La Posta Elettronica Certificata è senza dubbio uno strumento di fondamentale importanza quando si ha la necessità di garanzie legali nelle comunicazioni.

La gestione delle mail PEC in azienda, però, comporta alcune problematiche che riguardano, da un lato, la sicurezza delle informazioni condivise, dall’altro l’organizzazione. In questo articolo vi daremo alcune indicazioni su come gestire la Posta Certificata aziendale ottimizzando tempo e risorse.

Gestire gli accessi di più utenti

Una delle questioni più delicate quando ci si trova a gestire mail PEC è certamente quello della sicurezza.

Se la password di accesso alla casella PEC è la stessa per molti utenti abbiamo il grosso problema di tracciabilità dei dati poiché, essendo l’accesso alla casella lo stesso per tutti, non è possibile sapere in modo univoco chi abbia letto o inviato un determinato messaggio o preso parte a uno scambio di informazioni.

Il multiaccesso alla casella, inoltre, non permette di differenziare le attività consentite a ciascun utente. Tutti possono avere accesso alle medesime informazioni e permessi in modo equivalente, indipendentemente dal ruolo ricoperto in azienda. Questa modalità di gestione delle mail PEC è problematica in quanto vi sono dati sensibili che devono essere accessibili solo a determinate figure dell’organigramma aziendale.

Infine, l’accesso da parte di molti utenti a una casella PEC presuppone che tutti siano in possesso delle stesse credenziali. E la condivisione delle credenziali aziendali è una delle principali cause di perdita dei dati.

Insomma, mancato tracciamento dei dati, impossibilità di differenziare i permessi secondo le policy aziendali e password esposte sono fattori di alto rischio per un’azienda che gestisce le mail PEC. Oltre a mettere in pericolo le informazioni aziendali, queste problematiche impediscono al team preposto di lavorare con ordine, struttura e metodo.

In questi casi l’adozione di un gestionale PEC risulterebbe senza dubbio la scelta veloce e intelligente. Un software multiutente consentirebbe una gestione delle mail PEC più sicura e organizzata.

Un gestionale PEC→ permette infatti di profilare gli utenti in modo che ognuno acceda con un proprio account, quindi con proprie credenziali e le singole attività verrebbero così monitorate.

Insomma, un software per la gestione multipla delle PEC consente, da un lato, di proteggere la password PEC aziendale, dall’altro di tracciare le operazioni degli utenti.

Gestire tante caselle

Vi è poi a questione legata alla gestione di più caselle di posta. L’utilizzo di più PEC, magari di provider diversi, comporta confusione perdita di tempo nell’uscire e rientrare continuamente dalle varie caselle, stress e tutto ciò che ne consegue.

Anche in questo caso utilizzare un gestionale anziché le web mail evita tutti quegli inconvenienti legati al sovraccarico di strumenti e permette di lavorare in maniera performante.

Una seconda soluzione per la gestione di più PEC è quella dell’integrazione con la posta ordinaria→. Utilizzare la PEC come fosse una normale casella Outlook faciliterebbe gli utenti da molti punti di vista. In primis, un ambiente familiare in cui gestire anche le PEC.

Attenzione a non confondere l’integrazione PEC-Outlook con la configurazione dell’inoltro. Molte caselle PEC, infatti, permettono di inoltrare le PEC ricevute verso un indirizzo “normale”. Questa soluzione, molto comoda per avere un monitoraggio completo delle PEC che riceviamo, permette solamente la lettura di una copia della PEC: il messaggio che riceviamo, cioè, non è la PEC originale bensì un inoltro→. Per lo stesso principio, per rispondere a quel messaggio con un altro messaggio certificato, dobbiamo comunque farlo dalla nostra casella PEC.

Diverso è invece il concetto di integrazione, che permette di gestire PEC mail originali in entrata e uscita, senza che queste perdano il loro valore legale.

Gestionale PEC e integrazione con la posta aziendale

Come gestire più email aziendali soprattutto quando queste fanno riferimento a più provider, PEC e non?

Una gestione delle PEC mail ottimale deve essere eseguita su una piattaforma in grado di coordinare contemporaneamente PEC ed email diverse→  anche quando ciascuna di esse dipende da provider indipendenti.

Evitare di dover passare continuamente da un ambiente di lavoro a un altro ogni volta che si cambia PEC è molto comodo e porta con sé enormi vantaggi: meno perdita di tempo, meno stress, meno errori di comunicazione.

Si tratta di agevolazioni in grado di modificare notevolmente la qualità del lavoro degli operatori. A lungo andare tutti questi elementi si fanno notare e una volta che ci si è abituati, tornare indietro diventa davvero impensabile.

Gestionale PEC e riconciliazione delle ricevute

Un ulteriore punto riguarda la gestione ottimale della documentazione che produce una PEC, ossia delle ricevute di accettazione e consegna che fanno riferimento al messaggio inviato.

Chi gestisce mail PEC sa bene per ogni messaggio che si spedisce vengono generati due messaggi→. Il primo informa il mittente che l’invio è stato eseguito in modo corretto mentre il secondo lo informa dell’avvenuta consegna al destinatario. Si tratta di fatto delle ricevute di accettazione e consegna, fondamentali per attribuire valore probatorio alla nostra comunicazione.

Di fatto quindi, ogni volta che si invia una PEC si dovrebbe avere l’accortezza di verificare di aver ricevuto questi due messaggi nella posta in arrivo→. Si tratta di una operazione macchinosa se pensiamo alla mole di informazioni che spediamo ogni giorno.

Ecco che nuovamente l’utilizzo di un applicativo per la gestione delle PEC risulta la scelta più sicura e performante, in quanto è proprio il software ad abbinare automaticamente le ricevute con il messaggio corrispondente.

La gestione dello spazio della casella

Quando si gestiscono caselle mail PEC prima o poi ci si imbatte in lui: il problema dello spazio. Una casella PEC è per natura più propensa a riempirsi: basti pensare che per ogni messaggio inviato, ne riceviamo altri due.

La PEC piena è un grosso problema in quanto vi è il rischio che, per mancanza di spazio, la casella non possa più ricevere nuove mail. Per la legge, è l’intestatario della casella a detenere la responsabilità della sua manutenzione.

Una volta che una casella PEC raggiunge il limite di spazio, vi sono due strade: acquistare nuovo spazio oppure svuotare manualmente la casella cancellando vecchi messaggi. Così, all’infinito, con gli evidenti problemi di costi, tempo e scomodità.

La soluzione? Scaricare le PEC nel sistema di posta aziendale grazie all’integrazione di cui parlavamo sopra, oppure in un gestionale PEC, permette anche di impostare dei parametri di cancellazione automatica dei messaggi nella casella.

La conservazione della PEC

Ultima ma non meno importante quando si gestiscono mail PEC, è la questione della conservazione delle PEC. Secondo la normativa, le PEC vanno conservate per 10 anni. Attenzione: conservare e archiviare sono due cose diverse→!

La conservazione delle PEC richiede l’integrazione di un servizio specifico, che automatizzi il versamento delle PEC in un sistema di conservazione a norma.

Insomma Per far sì che la mail diventi un potente metodo di comunicazione e non uno strumento di tortura si devono sfruttare tutte le potenzialità che oggi la tecnologia ci mette a disposizione.

Ora come non mai in tutti gli ambiti lavorativi la chiave per fare la differenza sono le informazioni. Saper gestire il loro flusso in modo intelligente determina la buona salute di un’impresa e aumenta in modo esponenziale la probabilità di successo.