La dematerializzazione dei documenti è un buon punto di partenza per una digitalizzazione completa dell’azienda ma fornisce anche un’occasione per rivedere flussi e procedure documentali in un’ottica di miglioramento.
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici→, emanate dall’AgID, regolano tutto ciò che concerne il documento digitale, inclusa quindi la dematerializzazione documentale→. Cerchiamo qui di capirne i punti essenziali, per rispettarne le regole e ottenerne i benefici.
Copia digitale di un documento analogico
Partiamo da un semplice ma fondamentale presupposto: quando si dematerializza un documento, ossia quando lo si converte da analogico a digitale, il documento informatico che si produce è una copia. Come tale, non ha alcun valore legale.
Il capitolo 2.2 delle Linee Guida prevede che un documento cartaceo possa essere convertito in digitale tramite strumenti come la scansione e che, in tal modo, il documento informatico prodotto si presenti con contenuto e forma identici a quelli del documento analogico originale.
L’equiparazione legale, però, può avvenire solo mediante:
- il raffronto
- la certificazione di processo.
Vediamo in quali casi è auspicabile l’una o l’altra modalità (o entrambe).
Il raffronto
Cos’è il raffronto di un documento dematerializzato?
Si tratta di un’azione che equipara legalmente la copia digitale e l’originale analogico e va effettuata da un notaio o un pubblico ufficiale.
Il raffronto, che attesta la conformità della copia dematerializzata→, si effettua mediante l’apposizione della firma elettronica, digitale, qualificata o firma avanzata, oppure del sigillo elettronico qualificato o avanzato.
La certificazione di processo
La certificazione di processo garantisce invece il valore probatorio dei documenti in termini di scansione massiva.
Significa che l’attestazione di conformità avviene per pacchetti (o lotti) anziché per ogni singolo documento.
La certificazione di processo è stata introdotta dal legislatore proprio per favorire la dematerializzazione di grandi quantità di documenti, esigenza sempre più diffusa nelle aziende. Si tratta di una novità pensata anche per incentivare le aziende ad operare la dematerializzazione, anche quando possiedono grosse moli di documenti da convertire. Su di esse, infatti, sarebbe stato troppo oneroso – e a volte impossibile – fare tanti raffronti.
Prima della sua introduzione, il metodo principale per accertare la conformità era appunto il raffronto tra copia e originale. Si tratta, però, di un sistema molto dispendioso. La certificazione di processo è più agevole, rapida ed economica.
Certificazione di processo e normativa AgID: come funziona
L’Agenzia per l’Italia Digitale ha redatto delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. L’allegato 3→ è dedicato a regolamentare, con precisione, la certificazione di processo.
Per fare da alternativa al raffronto, si richiede che siano presenti due elementi:
- Una procedura tecnologica in grado di garantire che copia e originale siano corrispondenti, sia per forma estetica che per contenuto;
- Una precisa descrizione di tutto il processo (procedura tecnologica inclusa).
In parole povere, per attestare la conformità (certificare) i documenti in modo massivo bisogna avere attrezzature adeguate e poi descrivere nei minimi dettagli il ciclo di dematerializzazione. Si devono specificare tutte le fasi di cui è composto, i requisiti tecnici della trasformazione del documento, i controlli eseguiti e altri dati.
Il ciclo dev’essere conforme alle norme ISO 9001 e ISO 27001: l’ente preposto analizza decine di informazioni e parametri, sulle scansioni e sui loro usi.
Insomma, possiamo dire, come sintesi, che la certificazione di processo non si concentra specificatamente sul documento ma più sul flusso di dematerializzazione, procedendo con controlli a campione per verificare la conformità dei documenti.
Tale raffronto a campione, a sua volta, può avvenire a diversi livelli, ognuno con un differente grado di conformità. Il soggetto firmatario, ossia quello che appone la firma per attestare la conformità, può essere quindi:
- un notaio o un pubblico ufficiale;
- un privato che opera come dematerializzatore esterno→.
Nel primo caso si avrà un vero e proprio raffronto e il valore e l’atto pubblico ovvero l’attestazione di conformità fa piena
prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.).
Nel secondo caso, la copia prodotta e firmata fa piena prova fino a disconoscimento.
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