Posta Elettronica Certificata, in breve PEC: un metodo comunicativo affidabile e certificato, ormai obbligatorio per milioni di utenti. Ma visto che si parla di obblighi, cosa dice esattamente la legge? Analizziamo a fondo la normativa sulla Posta Elettronica Certificata per non incorrere in noie legali.
Le basi della PEC e i pilastri normativi
Scambiarsi mail tramite Posta Certificata→ significa avere tantissime garanzie. Un’e-mail PEC ha infatti lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, perché il suo meccanismo di conferme garantisce con certezza:
- l’avvenuto invio dalla casella del mittente;
- l’avvenuto arrivo nella casella del destinatario;
- la presenza e l’integrità del contenuto, inclusi gli allegati alla mail.
Il primo riferimento legislativo in tema PEC è il DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005→, cioè il Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata.
Nel Regolamento vengono definite le caratteristiche, il funzionamento e le pratiche per lo scambio di corrispondenza nel sistema PEC. In seguito vengono introdotti:
- la possibilità di scambiare PEC sia per privati che per PA;
- l’obbligo per i gestori di conservare i file di log per 30 mesi→;
- l’obbligo per i gestori di verificare la presenza dei malware e combatterli.
Nell’autunno dello stesso anno si aggiungono:
- il Decreto del 2 novembre 2005→, che stabilisce le Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata. Definisce come funzionano le validazioni temporali e le firme elettroniche→ per la PEC, già inserite nel DPR 68;
- la circolare del CNIPA n. 49 del 24 novembre 2005→, che spiega le modalità di presentazione delle domande di iscrizione all’elenco dei gestori autorizzati PEC.
Le normative più recenti sulla Posta Elettronica Certificata
Il documento più importante sulla PEC è il Decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005→, ossia il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che sottolinea:
- l’importanza primaria del sistema di Posta Elettronica Certificata;
- la validità legale delle PEC;
- l’obbligo per tutte le Pubbliche Amministrazioni di istituire una casella PEC;
- l’obbligo per tutte le PA di scambiare corrispondenza tramite PEC con un soggetto qualora egli ne faccia richiesta e comunichi la sua casella;
- l’obbligo per tutte le PU di utilizzare la propria casella PEC per la trasmissione telematica di comunicazioni che richiedono conferme di invio e consegna.
La Legge n.2 del 28 gennaio 2009→ estende l’obbligo di PEC a tutte le società iscritte nel registro delle imprese e a tutti i professionisti. La legge 221 del 2012→, sancisce che le nuove imprese individuali devono comunicare l’indirizzo già all’iscrizione nel registro.
In ultimo, ricordiamo che conservare alcune PEC è obbligatorio. Il gestore è tenuto a tenere al sicuro quei dati solo per 30 mesi, ma secondo l’articolo 2220 del Codice Civile→ si devono conservare le scritture contabili per 10 anni. In caso siano collegate alla PEC, quindi, è l’azienda a doversi occupare della conservazione della PEC→.
