Il 10 settembre 2020 l’AgID ha pubblicato le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici→, entrate in vigore (in modo non retroattivo) da gennaio 2022.
Se nella tua azienda vengono prodotti documenti di natura fiscale (sì, è una domanda retorica) allora dovresti continuare a leggere.
La nuova normativa manda in pensione il DPCM del 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Per dirla in altri termini, le nuove Linee Guida AgID raccolgono in un unico documento tutti i principali riferimenti normativi in materia di formazione, gestione e conservazione del documento informatico→.
Insomma: un primo passo per la semplificazione.
Le principali novità delle nuove Linee AgID coinvolgono sia le Pubbliche Amministrazioni sia le aziende private e riguardano principalmente tre elementi:
- Metadatazione e aggregazione dei documenti da conservare
- Copia dei documenti analogici
- Ruolo del Responsabile della Conservazione→
Metadatazione e aggregazione dei documenti da conservare
La prima novità sostanziale introdotta nelle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici riguarda la definizione di ben 40 tag, di cui 38 obbligatori (rispetto ai pochi precedenti) da associare al documento informatico al momento della sua formazione.
In pratica, al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati, e associati in modo permanente al documento stesso, determinati metadati, definiti e riportati nel Manuale di Gestione.
Tali metadati vengono definiti nell’allegato 5 delle Linee Guida→.
Le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici introducono anche un’importante novità in merito alla conservazione digitale. Secondo la norma, il sistema di conservazione deve essere in grado di conservare non solo documenti singoli bensì anche aggregazioni di documenti.
Copia dei documenti analogici
Un’importante novità viene introdotta anche per quanto riguarda la dematerializzazione documentale→. Il sistema di conservazione, infatti, dovrà prevedere un’attestazione di conformità→ per ogni documento (o aggregazione di documenti) informatizzato. Ogni documento, e non solamente quelli fiscali come previsto in precedenza, dovrà essere firmato digitalmente.
L’attestazione di conformità dovrà essere posta da un notaio o un pubblico ufficiale e ha lo scopo di ricondurre in modo univoco il documento scansionato al suo originale cartaceo→. Anche in questo caso, al documento informatizzato dovrà essere associato il set di metadati (tag).
Ruolo del Responsabile della Conservazione
Aziende e Pubbliche Amministrazioni possono scegliere se gestire la conservazione dei documenti autonomamente oppure affidarsi a un servizio in outsourcing→.
In ogni caso sono previsti i seguenti ruoli:
- Titolare dell’oggetto della conservazione
- Produttore dei Pacchetti di Versamento
- Utente abilitato
- Responsabile della Conservazione
- Conservatore
In questo sistema il Responsabile della Conservazione ha il compito di definire la struttura del processo di conservazione e far sì che vengano messe in atto tutte le regole per l’archiviazione e la gestione documentale a norma di legge.
Nelle PA il Responsabile della Conservazione deve obbligatoriamente essere nominato all’interno all’organizzazione.
I privati, invece, possono delegare tale ruolo all’esterno, a patto che questa figura sia diversa e terza rispetto al Conservatore, in modo da garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
Le nuove Linee Guida AgID introducono due particolari novità per il Responsabile della Conservazione.
Da un lato, stabilisce che questi assuma una responsabilità di tipo civile nel processo di conservazione.
Dall’altro gli impone di possedere idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Insomma, non più un ruolo “sulla carta” ma una figura definita con precise e specifiche responsabilità.
In sintesi, si tratta di una piccola rivoluzione in ambito di conservazione sostitutiva e digitale→, nonché di un primo passo verso la semplificazione della normativa in materia di documenti informatici.
Un importante passo anche in ottica di attenzione alla sicurezza: le Linee Guida richiedono infatti che i fornitori soddisfino requisiti previsti dallo standard ISO 27001→.
Una piccola rivoluzione all’interno della grande rivoluzione digitale.
