I messaggi di Posta Elettronica Certificata→ sono utilizzati per inviare comunicazioni dal valore legale, tanto che questo sistema è ormai obbligatorio per la maggior parte di enti e imprese.
Non ricevere gli allegati PEC è un problema e comporta quindi fastidiose perdite di tempo e difficoltà sul lavoro. Vediamo quale può essere la possibile causa del mancato recapito, e come risolvere il contrattempo.
Il meccanismo della PEC e gli errori di ricezione
Come abbiamo detto più volte, il funzionamento della PEC garantisce al mittente la consegna del messaggio al destinatario, grazie all’invio, da parte dei provider, delle ricevute di accettazione e consegna→. Ciò significa che il sistema assicura il mittente che la mail e tutti gli allegati PEC a essa associati siano stati correttamente recapitati.
Il gestore PEC rilascia due conferme, sotto forma di ricevute digitali, che conferiscono al messaggio il valore legale:
- La conferma di avvenuto invio, dalla casella di partenza del mittente;
- La conferma di avvenuta ricezione, nella casella di arrivo del destinatario.
A ogni ricevuta è associata automaticamente anche la conferma di immodificabilità e integrità: in caso di errori, il sistema lo segnalerebbe.
Perciò, se il destinatario lamenta di non aver ricevuto qualcosa, ma sono presenti le ricevute di accettazione e consegna e non vi sono messaggi di anomalia, la causa è da ricercare altrove.
Integrazione PEC e mail “normali”
Mettiamo il caso che il destinatario riceva il messaggio PEC testuale, ma senza gli allegati PEC.
Le ricevute, invece, confermano che il messaggio è giunto perfettamente integro e gli allegati PEC c’erano! Allora cos’è accaduto?
La risposta può trovarsi nel sistema di posta che utilizza il destinatario.
Gli utenti e le aziende, infatti, manifestano un bisogno naturale: centralizzare le gestione della posta aziendale.
Significa gestire PEC e PEO (Posta Elettronica Ordinaria) in un unico ambiente, per ottimizzare tempo e risorse, gestire meglio gli utenti e aumentare la sicurezza dei dati aziendali.
Per l’utente, uno dei vantaggi maggiori nell’inviare e ricevere le PEC nel client di posta tradizionale, come Outlook, è proprio quella di non dover continuamente passare da uno strumento all’altro per la gestione delle comunicazioni, nonché utilizzare le PEC in un ambiente già noto.
Per gli IT Manager, invece, centralizzare tutta la posta nel sistema aziendale permette una migliore gestione degli utenti e delle configurazioni, che possono essere settate da un unico ambiente e in modo massivo.
Insomma, gestire le PEC da Outlook, Exchange, Lotus (ora HCL), Gmail ecc… è comodo e sicuro.
Eppure, quando si parla di PEC, le cose non vanno sempre “lisce”.
Esistono due modalità per utilizzare le PEC nel proprio sistema di posta aziendale:
- configurare manualmente tutti i protocolli, casella per casella (un lavoraccio);
- utilizzare un plugin di integrazione→.
Cosa può succedere quando il mittente del messaggio ha configurato manualmente le PEC in Outlook?
L’errore di formato della PEC su Outlook
Lo standard PEC indica che la posta sia gestita obbligatoriamente in formato originario .eml.
Outlook, però, usa un formato diverso. Per questo, una PEC inviata tramite Outlook può comportare problemi di lettura da parte di chi riceve il messaggio.
Nello specifico, se il mittente ti ha inviato una PEC con allegato, potresti non vederlo. Non è che l’allegato non ci sia, semplicemente potresti non visualizzarlo.
In questo caso, cioè, non c’è stato un errore nella PEC, bensì nella casella utilizzata, che non sa leggerne alcune componenti.
Per cui, se il mittente dichiara e insiste nell’avervi inviato una PEC con allegato ma voi non lo visualizzate, bisogna verificare subito se il mittente dell’e-mail PEC l’ha inviata tramite Outlook.
Come risolvere l’incompatibilità di formato PEC/Outlook
O meglio, come l’abbiamo risolto noi.
Il primo consiglio che vi possiamo dare è quello di utilizzare a.gopec→ per integrare le PEC al vostro sistema di posta aziendale. In tal modo, quando inviate i messaggi di Posta Certificata da Outloo,k, Exchange, Lotus, ecc…, avrete sempre la certezza che i vostri destinatari ricevano correttamente messaggi e allegati.
Cosa fare se invece i destinatari dei messaggi siete voi? Sicuramente potreste provare a convincere chi vi invia i messaggi a utilizzare a.gopec.
Capiamo che la cosa non è facile, per questo abbiamo trovato una soluzione alternativa: un’utility per la lettura dei messaggi.
Estraendo i dati necessari dal messaggio PEC ricevuto, che resta integro e immodificato, l’utility vi restituisce una versione della PEC con contenuto e allegati visibili. In pratica, vi propone una copia leggibile del messaggio originale.
E siccome ogni azienda è unica, il tool viene realizzato ad hoc sulla base del sistema di posta utilizzato.
Insomma, nel mondo IT e aziendale esistono dinamiche che sono più grandi di noi.
Conoscere le possibili cause di errori o malfunzionamenti è sicuramente un passo avanti. Insomma, se vi è capitato di non ricevere gli allegati PEC, ora sapete che l’incompatibilità con il formato Outlook potrebbe esserne la causa. E trovata la causa, si può trovare la soluzione: d’altronde, non esistono problemi irrisolvibili.
Vuoi saperne di più sull’utility che ti permette di ricevere copie leggibili di PEC?
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