La Posta Elettronica Certificata è orma uno standard affermato ma anche un requisito obbligatorio in Italia per tantissime categorie di lavoratori e aziende. Ma cosa succede se un’azienda smette di usare una casella? Si rischia una multa?
La PEC in azienda: da obbligo a strumento indispensabile
Dal 1° ottobre 2020 è diventato obbligatorio per tutte le imprese dotarsi di un domicilio digitale.
Il domicilio digitale viene definito dall’AgID come un indirizzo elettronico selezionato presso un servizio di posta elettronica certificata (di seguito PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale.
Detto in breve, un domicilio digitale è un indirizzo a cui recapitare le comunicazioni ufficiali e importanti.
Ma proviamo ad andare oltre l’obbligo: dotarsi di PEC ha migliorato sensibilmente la vita digitale di molte aziende. Grazie al sistema di certificazione, la PEC assicura che un messaggio venga correttamente inviato al destinatario. Non dimentichiamo, infatti, che una normale mail può essere manomessa.
Questo significa che, in caso di dispute legali, accertamenti fiscali o contenziosi in tribunale, una mail PEC avrà valore probatorio, in favore dell’azienda che debba difendersi dalle accuse.
Perché le aziende lasciano una PEC inattiva?
La PEC è quindi uno strumento per comunicare in modo sicuro. Ma allora perché alcune aziende dovrebbero lasciare inattiva una casella PEC?
I motivi sono molteplici, e forse non li conosciamo nemmeno tutti (quanti di noi hanno caselle mail o servizi web che non utilizzano?) ma proviamo a individuarne alcuni.
La casella PEC è piena
Una risposta potrebbe essere quella dello spazio pieno nella casella: la casella PEC ha uno spazio limitato, e una volta riempita, non riceve o emette altre mail. Ogni casella PEC ha quindi bisogno di una manutenzione costante, che non sempre gli uffici hanno voglia o tempo di fare.
E a meno che l’azienda non si sia dotata di un software che automatizza la cancellazione dei vecchi messaggi→ integrato a un servizio di conservazione→, le uniche opzioni rimaste sono acquistare altro spazio oppure aprire un’altra casella.
La casella PEC è stata attivata di fretta
Una seconda casistica, più frequente, consiste nelle PEC “nate male”. La fretta, si sa, fa brutti scherzi e molte imprese aprono caselle senza cognizione di causa, magari perché in quel momento vi è una particolare urgenza o esigenza. E quando la casella cessa la sua funzione, ce ne si dimentica.
Oppure, si comprende solo in secondo momento che anche l’organizzazione aziendale degli indirizzi PEC ha bisogno di una sua struttura “a organigramma”, un po’ come accade per le normali e-mail, e si finisce per creare questa struttura ex-novo, con nuovi indirizzi, abbandonando quelli creati in precedenza.
Le credenziali sono andate perse
Terzo motivo, molto più frequente di quanto ci si immagini: le caselle PEC vengono aperte da dipendenti che ne custodiscono le credenziali e che poi… se ne vanno portandosele via.
Il problema delle credenziali aziendali per i dimissionari→ è molto comune ed è una delle principali cause di perdita dei dati. Ogni azienda dovrebbe studiare un piano d’azione per la gestione delle password dei dipendenti, che sono, ricordiamolo, patrimonio aziendale.
Le PEC aziendali inattive: sono multabili?
Arriviamo al punto: qualunque sia il motivo, se lascio inattiva una casella PEC sono sanzionabile?
La risposta è sì.
Il Decreto Semplificazioni impone oggi delle sanzioni in caso di assenza di un domicilio digitale. Se quindi manca la PEC aziendale indicata come domicilio digitale, o se essa è inattiva o in generale non funzionante, l’azienda è multabile.
Le sanzioni variano sulla base dell’attività:
- da 206 € a 2064 € per le società;
- da 30 € a 1548 € per le imprese individuali.
Quindi, se sospettate di avere caselle PEC aziendali inutilizzate, verificate subito. Se invece siete in procinto di aprirne di nuove, fate attenzione a farlo con criterio e a non dimenticarsi delle caselle aperte in precedenza. Insomma, non abbandonate le vostre caselle PEC!
