La Posta Elettronica Certificata (abbreviato PEC) è un sistema di invio di comunicazioni informatiche. Per molti aspetti non si differenzia dalle normali email, anzi possiamo dire che a livello pratico, dal punto di vista dell’utilizzo da parte dell’utente, sono identiche.
Esistono però due elementi, a cui prestare particolare attenzione, che caratterizzano la PEC, ossia la presenza di due particolari messaggi: la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna.
Che cosa sono esattamente? E a cosa servono? Perché la posta normale non le prevede?
PEC: perché si chiama Posta Elettronica Certificata
Per quanto in Italia l’obbligo della PEC sia vissuto dai più come una costrizione, in realtà la Posta Certificata nasce proprio per dare maggiore garanzia a uno strumento (la mail) sempre più utilizzato anche per l’invio di documenti ufficiali, aziendali e non.
La normale e-mail ha infatti un problema: si può facilmente manomettere. Il ché la rende poco affidabile quando si tratta di utilizzarla come mezzo per trasmettere documenti di valenza legale.
Proprio per sopperire a questa mancanza dell’e-mail, viene in soccorso la PEC.
Esattamente come accade per l’invio di comunicazioni cartacee, dove per dimostrare l’invio stesso viene scelta la raccomandata con ricevuta di ritorno→ anziché la semplice posta prioritaria, per le comunicazioni digitali importanti è opportuno utilizzare la PEC anziché l’email ordinaria.
Ed esattamente come avviene con la raccomandata AR, la PEC dà garanzia legale ai messaggi a fronte di due ricevute, che certificano sia l’invio sia la consegna.
PEC e ricevute: come si certifica l’invio e la consegna
Per comprendere facilmente cosa sono le ricevute di accettazione e consegna→, a cosa servono e come vengono generate, ritorna utile il paragone con la raccomandata AR.
Quando inviate una raccomandata con ricevuta di ritorno, le Poste Italiane vi rilasciano una prima ricevuta. Una volta che la vostra lettera è stata consegnata, vi verrà recapitata la seconda ricevuta che, appunto, attesta l’avvenuta consegna al destinatario.
Con la PEC accade lo stesso: all’invio del vostro messaggio il sistema vi conferma di averlo preso in carico (ricevuta di accettazione). In seguito, una volta consegnato il messaggio al destinatario, riceverete la conferma della consegna stessa (ricevuta di consegna).
La ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna, di fatto, si presentano sotto forma di normalissimi messaggi di posta elettronica in arrivo, perciò li troverete tra la posta in entrata. Una delle principali scomodità della PEC sta proprio nel… associare messaggio inviato e rispettive ricevute→!
Fortunatamente esistono numerose soluzioni a livello enterprise per gestire al meglio la cosiddetta “riconciliazione”→.
Ricevuta di consegna e conferma di lettura: occhio a non confonderle
Arriviamo a un punto che spesso non è pienamente compreso da chi utilizza, anche quotidianamente, la Posta Elettronica Certificata.
Ricevuta di consegna e conferma di lettura NON sono la stessa cosa.
Di fatto la PEC non certifica né dice nulla in merito a quello che fa o non fa il destinatario del vostro messaggio. Non è questo il suo scopo, come d’altronde non è questo lo scopo della raccomandata con ricevuta di ritorno.
Sia la ricevuta di consegna, sia la cartolina di ritorno, attestano che il destinatario ha ricevuto il messaggio ma se poi il questi straccia la lettera oppure prende la PEC e la cancella SENZA leggerla… nessuno cè lo dirà mai!
Da un punto di vista tecnico, la ricevuta di accettazione conferma che il server ha preso in carico il messaggio. La ricevuta di consegna conferma che il server ha consegnato il messaggio nella casella del destinatario. Quindi, ribadiamo, non dice nulla in merito al fatto che il messaggio sia stato letto.
Di nuovo, ritorna utile un parallelismo con la raccomandata: la ricevuta che vi consegnano allo sportello vi conferma solo che le Poste hanno preso in carico il messaggio, ma non vi conferma che il postino la consegnerà. La ricevuta di ritorno vi conferma che il postino ha consegnato la vostra lettera al destinatario, ma non vi dà la garanzia che quest’ultimo la leggerà.
A livello giuridico, comunque, sia per la PEC sia per la raccomandata, il destinatario non può in alcun modo fare appello al non aver letto il messaggio se il mittente ha in mano entrambe le ricevute.
Non c’è scusa che tenga (non essere stato in casa al momento dell’arrivo del postino o avere la casella PEC piena->): a fronte delle due ricevute il mittente ha tutto ciò che gli serve per dimostrare di aver inviato il messaggio.
Inviare una PEC a una casella di posta normale: cosa comporta
Un messaggio di Posta Elettronica Certificata è valido giuridicamente solamente quando entrambe le caselle (del mittente e del destinatario) sono PEC.
Questo perché la ricevuta di accettazione viene generata dal server del mittente, mentre la ricevuta di consegna dal server del destinatario.
Ciò non toglie, però, di poter utilizzare una casella PEC per inviare messaggi a caselle non PEC, ossia di Posta Elettronica Ordinaria (PEO).
Cosa succede se invio una PEC a una PEO? Semplicemente che quella PEC avrà una ricevuta di accettazione ma non avrà la ricevuta di consegna, che il server della Posta Ordinaria non è in grado di generare.
Pensate ancora una volta alla raccomandata: quando prende in carico la vostra lettera, il signore dello sportello vi restituisce un talloncino timbrato, aldilà dell’effettiva destinazione del messaggio.
Ecco perché inoltrare una PEC a una casella normale->, come fanno in molte aziende per smistare e assegnare i messaggi, fa perdere completamente a quel messaggio il valore legale.
Quanto sarebbe comodo usare la PEC direttamente su Outlook senza comprometterne il valore giuridico?
La soluzione c’è!
Riassumendo, la Posta Elettronica Certificata dà una garanzia legale alle vostre comunicazioni digitali. È quindi indispensabile concepirla come uno strumento importantissimo quando si parla di documentazione.
Le ricevute che rilascia il sistema sono più che sufficienti per tutelarvi in caso di contenzioso.
È chiaro che nella normale vita di un’azienda è opportuno sapere se un cliente o un fornitore ha effettivamente letto il vostro messaggio. Ma non essendo questo dettaglio concepito nel sistema PEC, la cosa migliore è verificare l’avvenuta lettura contattando direttamente il destinatario.
