La PEC come raccomandata AR
La PEC (Posta Elettronica Certificata)→, è nata nel 2005 come standard di posta elettronica esclusivamente italiano. L’attuale organo amministrativo competente è l’Agenzia per l’Italia Digitale→.
La PEC è stata introdotta per sostituire, in ambito digitale, la classica raccomandata AR, di conseguenza possiede le sue stesse valenze legali.
Come una raccomandata AR classica, infatti, anche la PEC invia la ricevuta di spedizione al mittente e certifica l’avvenuta consegna.
Quali sono le differenze tra raccomandata AR e PEC?
Innanzi tutto, essendo la PEC una mail elettronica, consente, a differenza di una raccomandata postale, di spedire o ricevere documenti informatici come i PDF o altri formati. E già qui si evince un grande vantaggio.
La PEC, come un raccomandata AR, fornisce la certificazione della consegna del messaggio, attestando così la validità legale.
Ma la PEC porta anche altri benefici. Riassumendo, i vantaggi della PEC sono:
- Abbattimento dei costi: paghi un (basso) canone annuale e puoi spedire tutte le PEC che vuoi.
- Nella PEC anche il contenuto è certificato.
- Tempi di invio/ricevimento pressoché immediati: mai più coda alle poste.
- La PEC può essere impugnata in caso di opponibilità a terzi.
La PEC (la raccomandata del mondo digitale) è quindi più completa di una raccomandata AR, in quanto oltre a garantire invio e ricevimento del destinatario, ne certifica anche il contenuto e può essere quindi impugnata in eventuali contestazioni.
Attenzione però: certificare il contenuto dei messaggi e degli allegati non ha a che fare con la certificazione del documento in sé. In altri termini, inviare un allegato via PEC certifica che quel documento in cui c’è scritto “X” è stato ufficialmente inviato; non significa che quel documento sia autentico, caratteristica che viene invece conferita dalla firma digitale→.
Un altro vantaggio della PEC, utile dal punto di vista legale è che oltre a certificare la data di invio/ricevimento, ne certifica anche l’esatta ora.
Per le aziende la gestione della PEC, divenuta oramai uno strumento utilizzato quasi alla pari delle normali e-mail, inizia a diventare macchinoso. Per le organizzazioni che hanno molte PEC o molti utenti che vi accedono, è utile affidarsi a software gestionali che centralizzano tutte le caselle PEC in un unico ambiente→ e/o a integrazioni che permettono di utilizzare la PEC nel client di posta ordinaria, come Outlook→.
Nei processi documentali, la PEC è lo strumento ideale per la gestione di fatture e comunicazioni aziendali poiché riduce drasticamente le perdite di tempo e migliora l’intera gestione aziendale.
La PEC e le ricevute di invio e consegna
La ricevuta di avvenuto invio e la ricevuta di avvenuta consegna→ sono i messaggi rilasciati dai gestori di Posta Elettronica Certificata del mittente e del destinatario. Le ricevute di accettazione e consegna dimostrano legalmente che il messaggio è arrivato nella PEC del destinatario.
Esistono 3 diversi tipi diversi di Ricevuta di Avvenuta consegna:
- Ricevuta completa: è un messaggio che arriva nella PEC del mittente che certifica, con data e ora, l’avvenuta consegna del messaggio, contenuti in un file XML.
Contiene sia i dati di certificazione che l’intero messaggio originale, allegati compresi. - Ricevuta breve: come la ricevuta completa, ma contiene solo un estratto del messaggio originale e non comprende gli allegati.
- Ricevuta sintetica: Contiene solo i dati di avvenuta consegna con il file XML.
Oltre a queste ricevute di avvenuta consegna esistono anche le ricevute:
• Di non accettazione
• Di mancata consegna
• Di rilevazione di virus
In sintesi quindi possiamo affermare che tra una PEC o una raccomandata AR, poter spedire anche in mobilità una messaggio legalmente valido, con tanto di documenti in allegato, sapendo che il tutto è tracciato e certificato dal gestore della casella PEC, è indubbiamente un gran bel vantaggio rispetto alla classica raccomandata postale AR.
Vuoi ricevere e spedire PEC da Outlook, mantenendo inalterato il valore legale dei messaggi?
Abbiamo il plugin che fa per te! Scoprilo qui:
