Da quando è stata introdotta, la PEC si è automaticamente imposta in tantissime fasi del lavoro stravolgendo diverse abitudini del processo lavorativo.
L’utilizzo del sistema PEC prevede alcuni obblighi, che possono portare a difficoltà e dispendio di tempo nei flussi quotidiani. Ma nella PEC possiamo e dobbiamo vedere anche delle ottime opportunità. Cerchiamo di capire da che lato pende la bilancia.
L’introduzione della PEC: un inserimento inadeguato?
La Posta Elettronica Certificata→ è stata introdotta nelle aziende come obbligo, tramite il Decreto Legge n. 76 del 16 luglio 2020→.
Potrebbe sembrare una storia recente ma in realtà la PEC è in circolazione da moltissimi anni: il suo regolamento d’uso venne pubblicato nello specifico Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11 febbraio 2005→. Lì venivano descritte le sue peculiarità, la sua architettura, il funzionamento, le disposizioni per aziende e Pubbliche Amministrazioni.
Una legge del 2008 ha poi definito l’uso obbligatorio per imprese, professionisti e Pubbliche Amministrazioni, che nel 2012 si è esteso alle ditte individuali iscritte al registro delle imprese. Oggi è avvenuto solo un consolidamento, con relative sanzioni per gli inadempienti.
Il percorso della PEC è stato lungo e ricco e non possiamo considerarla uno strumento “appena nato”, a cui adeguarsi con lentezza. D’altra parte ci sono state gravi mancanze da parte della legislatura italiana: il suo inserimento è avvenuto senza una specifica formazione e senza un’adeguata campagna informativa.
Imparare e insegnare l’uso della PEC, insomma, è stato affidato alle singole aziende. Un passaggio non certo facile, soprattutto in ambienti di lavoro datati, legati alle dinamiche classiche e alle comunicazioni cartacee, oppure con molti dipendenti da istruire.
Le nuove certezze della PEC: sicurezza e valore legale
Se è vero che gli obblighi non piacciono a nessuno, dobbiamo invece considerare che la PEC è stata creata per dare sicurezza alle comunicazioni. Il mittente ottiene la certezza che il messaggio sia stato correttamente inviato e correttamente ricevuto dal destinatario e che sia privo di manomissioni o modifiche di sé e degli allegati.
Insomma, una mail PEC ha lo stesso valore della raccomandata con ricevuta di ritorno; in caso di contenziosi in tribunale, la PEC fornisce la prova inconfutabile dell’avvenuto invio di una comunicazione.
Il tutto, senza la scomodità, i tempi e i costi della carta.
La PEC tra obblighi e opportunità
Adeguarsi agli obblighi non è mai facile e lo stesso vale per la PEC. Per quanto la Digital Transformation→ sia tra i un percorso dovuto, anche il digitale ha bisogno di processi e infrastrutture adeguati.
Nell’invio di posta spariscono gli atavici problemi cartacei (ritardi di consegna, posta persa, timbri, bolli, archiviazione fisica), ma bisogna adeguarsi ad alcune esigenze nuove: cybersecurity, gestione multiutente, conservazione delle PEC.
Questo comporta nuove difficoltà, ma certamente i vantaggi ripagano gli sforzi: rapidità, sforzi, affidabilità, flessibilità di gestione, e soprattutto i costi. Per quanto la PEC non sia gratuita come sistemi simili in altri paesi europei, il suo mantenimento standard è davvero economico rispetto alle comunicazioni cartacee: bastano poche raccomandate per spendere più di un anno di casella PEC!
In conclusione, pur avendo alcune lacune, la PEC è un sistema estremamente solido, che vale la pena di comprendere nella sua natura: quello della sicurezza. Se sfruttata al massimo, la Posta Certificata può portare miglioramenti enormi nei flussi comunicativi aziendali.
