Ormai lo sappiamo: ogni azienda deve possedere una casella di Posta Elettronica Certificata→. L’utilizzo della PEC è oggi obbligatorio per numerose attività quotidiane, incluse le comunicazioni alle Pubbliche Amministrazioni e l’invio di documenti legali.
Sempre più documenti viaggiano a mezzo PEC e ciò comporta una problematica sempre più frequente: la casella PEC piena. Periodicamente si esaurisce lo spazio messo a disposizione dal gestore, causando problemi di invio e, soprattutto, ricezione delle e-mail→.
Ma esiste un modo per ottimizzare lo spazio della casella PEC: vediamo qual è.
Perché la PEC si riempie continuamente e perché ci fa perdere tempo prezioso
A differenza dei sistemi di posta tradizionali, come GMail, Microsoft 365 (Outlook) o Exchange, che dispongono di notevole spazio, le PEC si riempiono in fretta.
Uno dei motivi è che ogni e-mail viene appunto certificata, in due passaggi: l’avvenuto invio e l’avvenuta ricezione. Ogni conferma è di fatto un messaggio recapitato al mittente della PEC. Ciò significa che ogni spedizione occupa di fatto lo spazio di 3 messaggi.
Il secondo motivo per cui una casella PEC tende a riempirsi in fretta è che, tramite questo mezzo, si inviano anche allegati di un certo peso.
Abbiamo poi la questione degli invii massivi o multidestinatari→, che comportano alcune problematiche proprio relative allo spazio.
Ogni messaggio viene gestito singolarmente, occupando lo spazio con le due ricevute.
Queste componenti incidono molto se consideriamo che una casella PEC spesso è molto meno capiente di una classica. O, comunque, è meno capiente di quanto realmente necessario.
Certo, è possibile ampliare lo spazio acquistando altri giga dal gestore. Un’operazione che però non risolve definitivamente il problema, che prima o poi si ripresenterà.
Un’azienda può quindi – ragionevolmente – scegliere di non acquistare altro spazio in continuazione e di svuotare manualmente la casella ogni volta che si riempie. Un compito non semplice, in primis poiché è necessario stabilire cosa può effettivamente essere cancellato.
Anche questa soluzione, quindi, risulta macchinosa e controproducente: nella convinzione di risparmiare denaro, si spendono inutilmente tempo e risorse umane, togliendoli ad attività ben più importanti.
Insomma, c’è bisogno di una soluzione alternativa che permetta una manutenzione automatica della casella PEC.
PEC e ottimizzazione aziendale
Acquistare spazio in continuazione e delegare compiti extra ai dipendenti rappresentano più che altro delle scorciatoie.
L’approccio migliore è quello di ottimizzare la gestione della PEC, pensando a un sistema che faccia parte di una più ampia strategia di processo aziendale.
Le attività di configurazione e manutenzione, e più in generale la gestione della PEC, dovrebbero infatti avere il minimo impatto possibile sui flussi lavorativi dei dipendenti.
Lo svuotamento della casella PEC è proprio una di quelle attività che, in relazione a un miglioramento dei flussi, va semplificata e automatizzata.
Realizzare questo automatismo con un gestionale PEC→, o di altri sistemi di gestione della Posta Certificata→, dà maggiore controllo dell’attività di svuotamento della casella, ma con minore dispendio di risorse.
Soluzioni software per la gestione della PEC: dallo svuotamento automatico all’invio massivo
Alcuni programmi di gestione delle e-mail PEC come a.gopec→ permettono di integrare le caselle PEC con il sistema di posta elettronica aziendale (come Microsoft Exchange, Microsoft 365 o HCL Notes) sfruttando lo spazio che questi server offrono, a prezzi molto più bassi.
Questo tipo di integrazione permette di inviare e spedire PEC direttamente dalla casella di posta “normale”, la cosiddetta casella PEO (Posta Elettronica Ordinaria). La familiarità con sistemi tipo Outlook ha un grosso beneficio in termini di efficienza dei team, poiché non è necessario formare i dipendenti all’uso di un nuovo strumento.
Inoltre, consente una gestione centralizzata di tutta la posta aziendale da parte dell’IT Manager o dell’amministratore di sistema, inclusi i backup, le configurazioni, i controlli, i log e, quindi, lo svuotamento delle caselle web.
Un’altra valida soluzione, vantaggiosa per le aziende che dispongono di molte caselle PEC a cui accedono tanti utenti, è rappresentata da a.pecoffice→. Si tratta di un vero e proprio gestionale PEC che scarica i messaggi di tutte le caselle, anche se di diversi provider, centralizzandone la gestione in un unico ambiente.
Questo software per la gestione delle PEC può quindi automatizzare le procedure di svuotamento della casella originale: configurando una sola volta i criteri e intervalli di tempo, i messaggi dell’account PEC verranno automaticamente cancellati per lasciare sempre spazio a disposizione. Tutti i messaggi saranno sempre presenti nel gestionale in cloud e potranno essere inviati in conservazione→ per prolungarne la validità giuridica secondo la normativa.
Inoltre, essendo studiato appositamente per invii massivi, a.pecoffice è in grado di superare i limiti imposti dal gestore della casella e, ad esempio, spedire tante PEC con allegati pesanti singolarmente.
Per concludere
Abbiamo visto come disporre di spazio libero nella casella PEC costituisce una garanzia per chi deve ricevere i messaggi ma si tratta anche di un plus che richiede una costante manutenzione.
Automatizzare questa operazione grazie a strumenti di integrazione o gestionali avanzati è un primo passo per ottimizzare il lavoro dei dipendenti.
