Abbiamo già approfondito il tema della conservazione dei documenti. Praticamente tutti – enti pubblici o privati, aziende o Pubbliche Amministrazioni, piccole o grandi società – devono conservare i propri documenti secondo le norme vigenti e per un determinato periodo di tempo.
Tra le istituzioni più impegnate in tal senso vi sono le banche, che vedono milioni di operazioni ogni giorno.
La domanda sorge spontanea: come e per quanto tempo le banche devono conservare i relativi documenti?
Conservare i documenti bancari: il TUB
La normativa vigente in merito è affidata al Testo Unico Bancario (TUB)→, emanato nel 1993 e aggiornato nel 2019. Il TUB si occupa di regolamentare tutto l’universo della gestione bancaria, inglobando anche l’ambito della gestione documentale.
Per la precisione, l’argomento viene esaustivamente trattato nell’articolo 119, che parla di Comunicazioni periodiche alla clientela. Il comma sulla conservazione dei documenti bancari è il n. 4, e recita in questo modo:
Il cliente, colui che gli succede a qualunque titolo, e colui che subentra nell’amministrazione dei suoi beni, hanno diritto di ottenere, a proprie spese, entro un congruo termine e comunque non oltre novanta giorni, copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. Al cliente possono essere addebitati solo i costi di produzione di tale documentazione.
Ogni banca ha quindi l’obbligo di conservazione dei documenti bancari per 10 anni.
Conservare i documenti fiscali: normative sugli archivi digitali
La scadenza dei 10 anni per l’ambito bancario è anche allineata alla conservazione dei documenti fiscali. Sin dal 1942, il l’art. 2220 del Codice Civile→ (in tema Conservazione di scritture contabili) afferma quanto segue:
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Il comma aggiunto nel 1994, inoltre, recita che:
Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.
Il comma del CC ci assicura di poter utilizzare supporti di immagini. Anche per questo, nello stesso anno, il TUB specifica che i documenti possono essere prodotti anche su un supporto durevole – e ne spiega il significato.
Il termine “supporto durevole”:
indica ogni strumento che permetta al consumatore di conservare le informazioni che gli sono personalmente indirizzate, in modo da potervi accedere in futuro per un periodo di tempo adeguato alle finalità cui esse sono destinate, e che permetta la riproduzione identica delle informazioni memorizzate.
Per rispettare ogni normativa vigente, la conservazione a norma degli archivi può avvenire in due diversi modi, che si adattano alle esigenze aziendali.
- Conservando elettronicamente documenti già digitali, tramite conservazione digitale→.
- Convertendo in digitale documenti cartacei→, tramite processo di demateralizzazione e conservazione sostitutiva→.
Cerchi un servizio completo per dematerializzare e conservare a norma i documenti aziendali?
In tutti i casi è sempre consigliato affidarsi a professionisti del settore per garantire l’adeguamento dei propri sistemi IT alle normative vigenti→. I servizi di dematerializzazione in outsorcing, inoltre permettono di sgravare le banche di operazioni manuali come scansioni e verifica della leggibilità.
