Una gestione della conservazione documentale→ corretta e ottimizzata non solo migliora tempi e metodi di lavoro ma ne abbatte anche i costi di gestione.
La documentazione che un’azienda o un professionista deve conservare è sicuramente tanta: vi sono infatti molti documenti che vanno conservati a norma di legge→, anche nel caso dei documenti digitali.
Facciamo quindi una breve carrellata di come va fatta la conservazione e quali sono i documenti da conservare necessariamente:
Va innanzi tutto ricordato che la conservazione di un documento non è necessaria farla “per sempre”, a meno che non si tratti di cartelle cliniche.
In base al tipo di documentazione, però, vi sono delle norme di legge che stabiliscono per quanti anni conservare, tempo che può variare da uno a vent’anni.
La lista seguente mostra alcuni dei documenti da conservare e si basa su tutti i tipi di documentazione, non solo aziendali.
Documentazione da conservare per:
- 6 mesi: Ricevute di pagamenti fatti presso strutture turistiche
- 1 anno: Rette scolastiche, ricevute di iscrizioni ad attività sportive, ricevute di spedizioni in Paesi europei
- 18 mesi: Ricevute di spedizioni in Paesi extraeuropei
- 2 anni: Scontrini (per la garanzia UE)
- 3 anni: Le parcelle, i bolli auto (periodo di contestazione da parte della regione)
- 5 anni: Modelli CU, documentazione mutui e affitti, multe, spese mediche, bollette, spese condominiali, le ricevute delle tasse locali sui rifiuti.
- 6 anni: I modelli Unico e 730
- 10 anni: Fatture, elettroniche e non, il canone RAI (e quindi la bolletta elettrica passa a 10 anni)
- 14 anni: Le spese effettuate per ristrutturazioni edilizie (10 + 4 per controlli successivi all’ultima dichiarazione
dei redditi) - Per sempre: Atti notarili, atti di matrimonio, separazione e/o divorzio, rogiti.
E nel caso di conservazione della documentazione aziendale come funziona? Proviamo a capire.
La conservazione dei documenti aziendali
Un primo punto che regola la conservazione della documentazione professionale lo fissa il codice civile con l’articolo 2220→, il quale dice:
Le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Nonostante questo, però, bisogna precisare che esistono delle differenze tra gli imprenditori commerciali e i piccoli imprenditori.
Questi ultimi ad esempio non devono forzatamente conservare il libro dell’inventario.
In ogni caso, gli imprenditori commerciali (produzione di servizi o beni) devono conservare, anche se in formato digitale:
- libro giornale e libro mastro
- libro inventari e di magazzino
- libro di cassa
- libri sociali
- corrispondenza (quindi le PEC→)
La conservazione di tutta questa documentazione deve essere fatta secondo normative vigenti, sia che sia fatta tramite classico archivio cartaceo sia, com’è auspicabile, tramite conservazione documentale sostitutiva o digitale→.
Documenti aziendali, per quanto tempo conservarli?
Le normative in questo caso sono chiare, e impongono l’obbligo di conservare le scritture contabili amministrative per minimo 10 anni, anche di più nel caso di accertamenti fiscali. Se questo vincolo temporale non viene rispettato, sono previste sanzioni amministrative→ anche pesanti mentre, nel caso di fallimenti, la mancata conservazione dei documenti può arrivare anche alla pena di reclusione.
Proprio per questi ultimi motivi, non abbandonate tutto al caso o a un’organizzazione approssimativa: lasciate che a occuparsi di una questione così importanti ci pensi chi è davvero qualificato a farlo.
Cerchi una soluzione per conservare a norma i documenti aziendali? Contattaci senza impegno.
