Si sta facendo sempre più spazio in ambito aziendale, ma anche nelle Pubbliche Amministrazioni, il concetto di dematerializzazione documentale→: l’idea di andare (finalmente) oltre il cartaceo per passare ad archivi digitali.
Beh, era ora! Dematerializzare conviene in tantissimi aspetti, non solo per il risparmio di spazio fisico. Vediamo quali sono i veri benefici della dematerializzazione degli archivi aziendali.
I vantaggi immediati: risparmio di spazio e risorse
Sicuramente il vantaggio più immediato della dematerializzazione è quello del risparmio di spazio fisico, visto che la carta ne occupa tantissimo, costringendo anche a prevedere uffici più grandi. I documenti dematerializzati, invece, non occupano spazio fisico ma spazio virtuale→, permettendo alle aziende di dedicare ad altro quelle stanze. Ovvero, non le costringe a occupare edifici enormi solo per contenere gli archivi aziendali, potendo optare per uffici più piccoli.
Il secondo vantaggio della dematerializzazione riguarda i materiali: forniture periodiche di carta, cancelleria, cartucce per la stampante, tutti elementi che riempiono i magazzini, necessitano di manutenzione e impegnano non poco gli uffici acquisti. In un archivio che produce documenti digitali, finalmente non ce n’è bisogno. Anche il pianeta ringrazia.
Vantaggi impliciti: smartworking, automation, consultazione
La dematerializzazione, però, non è solo una questione di risparmio di spazio.
Un archivio digitale ha un forte impatto soprattutto sull’organizzazione lavorativa. Organizzare e gestire i documenti e le informazioni aziendali ottimizza l’efficacia dello scambio di dati, della consultazione, ecc… I documenti digitali sono più accessibili e condivisibili, e questo porta ad un notevole miglioramento dell’organizzazione lavorativa, con una maggiore efficienza nei flussi di lavoro.
Vediamo nel dettaglio cosa significa ottimizzare l’accessibilità e la condivisione di un documento.
Consultazione rapida
In un archivio dematerializzato, i documenti sono pronti a essere gestiti direttamente dai dispositivi digitali. Con una gestione in cloud o tramite sistemi di condivisione aziendale, il documento digitale diventa consultabile dalla postazione di lavoro, da tutti o da chi ne ha il permesso secondo le policy aziendali e, soprattutto, molto più rapidamente.
1.Smartworking
Oggi sono sempre più i dipendenti che prediligono il lavoro da remoto o quantomeno ibrido: la dematerializzazione è un ottimo modo per favorire il lavoro a distanza→, i cui vantaggi sono molti.
2.Flussi di lavoro automatizzati
I documenti dematerializzati permettono di automatizzare il flusso di lavoro tramite workflow e integrazioni. Ad esempio, convogliando tutti i documenti, anche del ciclo passivo, in un unico gestionale. Oppure, creando procedure di creazione, approvazione e modifica che coinvolgono più figure all’interno dell’azienda.
3.Sicurezza
L’obiezione più comune che riguarda il documento digitale è la sua vulnerabilità: basta un attacco hacker o un problema informatico che si perde tutto, mentre la carta è la carta.
Non è proprio così: la carta è molto più a rischio, soggetta a pericoli come incendi, furti, allagamenti e molto altro.
Per il documento digitale, invece, può esserci (anzi, deve esserci) il backup delocalizzato e un piano di disaster recovery e business continuity che permette alle aziende di garantire la sicurezza dei propri documenti ed evitare interruzioni del lavoro.
I rischi non sono da imputarsi al digitale, bensì all’assenza di una cultura informatica aziendale.
Come dematerializzare: analisi e valutazione dell’archivio
Cosa complica la dematerializzazione? Beh, che non può essere uguale per tutti.
Finora abbiamo parlato semplicemente di “dematerializzazione”, ma in realtà in un unico termine si nascondono molte sfaccettature: tutto dipende dalle esigenze dell’azienda.
Come fare, quindi, se si vuole dematerializzare la carta in azienda?
Tutto parte dall’analisi: il censimento dell’archivio, del suo stato, della natura dei suoi documenti e, infine, dei flussi aziendali è essenziale per la realizzazione di un progetto di digitalizzazione documentale.
La dematerilaizzazione non è solo una conversione di formato: è un ripensare alla struttura lavorativa. E senza un’analisi, dimenticatevi di dematerializzare.
Serve una mano per avviare un progetto di dematerializzazione? Contattaci!
Analizzeremo il tuo archivio e ti guideremo nel tuo progetto di dematerializzazione.
