Burocrazia e obblighi normativi sembrano non lasciare mai in pace le aziende. Alcuni sembrano proprio non avere senso, ma non è il caso della Conservazione Digitale dei documenti→, che nasce proprio a tutela delle imprese. Perché, quindi, è obbligatorio conservare i documenti?
Conservare e archiviare: perché non sono la stessa cosa
Non si può spiegare l’obbligo di conservazione senza sapere cos’è la conservazione dei documenti→.
Per quanto la parola conservazione sia d’uso comune in italiano, nel mondo aziendale assume un significato molto preciso. Così come la parola archiviazione, che sembra un suo sinonimo, ma in questo caso non lo è.
Partiamo dall’archiviazione. Archiviare i documenti significa collocarli in un luogo preposto in modo ordinato e secondo una logica, magari protocollandoli, per e poterli facilmente ritrovare in seguito. Sebbene esista una scienza degli archivi, l’archivistica, non esistono normative specifiche e ogni azienda fa un po’ quello che ritiene più opportuno per gestire al meglio il proprio archivio.
La conservazione, invece, è una pratica regolamentata a norma di legge: si tratta di un processo ben definito per il quale ogni azienda deve dotarsi di personale e strumenti specifici.
Già qui possiamo dare una prima risposta alla domanda: a cosa serve la conservazione e perché è obbligatoria? Bé, innanzitutto perché solo conservando è possibile mantenere nel tempo il valore legale dei documenti.
Riassumendo in poche parole:
- Archiviazione è il semplice posizionamento in un qualsiasi archivio con criteri soggettivi, e non dà nessuna garanzia.
- Conservazione è una pratica condivisa nonché definita da leggi e regole, e al termine dà garanzie legali.
Da dove nasce la Conservazione?
Conservare scritture e documenti non è affatto un’esigenza nata in tempi moderni. Ci basterebbe pensare alle antiche biblioteche o degli archivi di culture passate che sono arrivati fino a noi.
La conservazione sembra risalire addirittura all’epoca dei Sumeri→, nel terzo millennio avanti Cristo. In seguito, tutte le civiltà evolute hanno organizzato i propri documenti, di qualsiasi genere, in archivi sempre più grandi. Oggi abbiamo traccia del passato solo grazie agli archivi.
E se ne avevano bisogno loro, figuriamoci noi!
La conservazione è un’approccio all’archiviazione dei documenti che mira non solo a organizzarli bensì a proteggerli e farli durare nel tempo. Questa è proprio la grande differenza tra i due concetti: con la conservazione, si inizia a pensare al futuro dei documenti archiviati.
Tutto nasce da necessità pratiche di carattere commerciale: il documento (contabile, contrattuale, ecc…) è la prova che un certo scambio è avvenuto: conservare i documenti, cioè, assume una valenza legale nel senso che si garantisce che nel tempo quei documenti non sono stati manomessi.
Perché è obbligatorio conservare i documenti
La valenza legale, quindi, è la ragione che ci ha spinti ad applicare misure volte a proteggere determinati documenti nel tempo.
Se la disciplina sulla conservazione documentale vanta una storia antica, non è proprio lo stesso per l’obbligo di conservazione. Ma le ragioni che hanno spinto le istituzioni a definire una normativa ad hoc sono le medesime.
Di fronte a un contenzioso in tribunale o a un accertamento fiscale, infatti, saranno solo i documenti conservati a norma di legge (e non semplicemente archiviati) a rappresentare una prova inconfutabile.
Il controllo legale, soprattutto in termini fiscali, può giustamente essere richiesto in qualsiasi momento. Questo è il primo motivo per cui è obbligatorio conservare a norma i documenti aziendali.
Nella normativa sulla conservazione viene data particolare attenzione, proprio per gli accertamenti statali, ai documenti fiscali: fatture, ricevute e scontrini fiscali, dichiarazioni, bilanci, registri contabili, modelli F23 e F24, contratti, CUD, DDT e altro ancora: tutti questi sono soggetti all’obbligo imprescindibile di conservazione – e per lunghi periodi.
Ma non è tutto: anche la corrispondenza va conservata: la, PEC, ad esempio, è soggetta agli obblighi di conservazione→.
Principali normative sulla conservazione documentale per le aziende
I documenti di tipo fiscale, come quelli menzionati in precedenza, hanno un obbligo di conservazione→ di 10 anni.
E lo stesso periodo riguarda anche le PEC. Meglio dotarsi, quindi, di un sistema che crei un flusso di conservazione efficace, perché le PEC non scadono in senso stretto, ma i gestori non sono tenuti a conservare alcuni loro dati per un lungo periodo→.
L’obbligo deriva dall’articolo 2220 del Codice Civile→ che, sull’argomento Conservazione di scritture contabili, afferma quanto segue:
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Il tempo non è tutto. Molte normative riguardano le modalità di conservazione→: per realizzarla a norma bisogna attraversare un preciso iter, fatto di fasi e certificazioni (come la firma digitale e la marca temporale).
Poiché poche aziende possono dotarsi di un settore interno tanto dettagliato, la maggior parte delle imprese userà rivolgersi a una soluzione in outsourcing→, che si occupi di tutto il processo e si accerti di tutte le specificità di ogni conservazione.
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