Se sei una figura amministrativa, commerciale o impiegatizi, oppure operi all’interno della Pubblica Amministrazione, con molta probabilità il tuo lavoro prevede l’utilizzo di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Come avrai già avuto modo di notare, la gestione della mail PEC→ presenta alcune criticità, che è bene conoscere per utilizzare questo strumento con la giusta consapevolezza, sfruttarne tutte le potenzialità ed evitare di incappare in spiacevoli errori di comunicazione.
Iniziamo dal primo problema che si incontra con la Posta Certificata in un’azienda: le credenziali per accedere a una PEC sono uniche e vengono condivise da tutti gli utenti che la utilizzano.
Spesso persino quando l’azienda è dotata di un gestionale PEC la password utilizzata è uguale per tutti e questo pone un grosso problema in termini di tracciabilità delle azioni compiute dalla singola persona.
In altre parole: se tutti gli utenti accedono alla casella PEC con la medesima password, risulta impossibile capire quale utente abbia effettivamente inviato o letto una mail.
Inoltre, l’accesso condiviso alla PEC, mediante la stessa password, non permette di differenziare le attività consentite a ciascun utente. Tutti possono compiere le stesse azioni e questo è un ulteriore problema.
Una seconda questione riguarda la gestione contemporanea di più caselle di posta. Entra ed esci, esci ed entra. Così per ogni casella. Questo complica di molto la routine quotidiana, facendo perdere tempo, pazienza e aumentando lo stress che non è mai una buona cosa.
In questo articolo affronteremo in modo specifico queste criticità e ti aiuteremo a capire come usare la PEC al meglio.
Come gestire le e-mail aziendali in sicurezza?
Quando più utenti possono accedere alla stessa casella di posta contemporaneamente, la gestione della mail PEC inizia a presentare dei problemi.
Infatti, non c’è modo di sapere chi abbia fatto cosa. L’ideale sarebbe che ognuno disponesse di una casella di PEC assegnata, come avviene con gli account di posta elettronica ordinaria. Ovviamente all’interno di organizzazioni questo non è possibile: la stessa mail PEC, essendo aziendale, deve poter essere utilizzata da più persone. Come si fa allora?
Bisogna rivedere da zero la gestione delle password aziendali→. Bisogna dotarsi di un software che gestisca la multiutenza e fornire a ciascun utente una password personale in modo che sia possibile tracciare all’interno del software di gestione PEC quando è avvenuta una determinata azione e chi ne è l’autore.
Con l’accesso personalizzato di fatto la gestione delle mail PEC diventa molto più sicura. Se da un lato più utenti possono accedere alla stessa casella di posta elettronica, dall’altro il loro comportamento può essere tracciato e ogni utente può essere riconosciuto.
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I rischi per la sicurezza e la privacy delle informazioni
Oltre alla tracciabilità delle operazioni svolte, l’accesso condiviso alla mail PEC impedisce di tutelare anche la sicurezza e la privacy delle informazioni→.
Nel rispetto del ruolo che ogni persona ricopre all’interno dell’azienda, non tutti gli utenti dovrebbero avere accesso alle stesse informazioni.
Un software di gestione PEC→, proprio in virtù dell’accesso personalizzato, deve dare la possibilità di profilare gli utenti definendo quali informazioni possono o non possono essere viste da ciascuno.
Se ad esempio chi scrive è il titolare e la comunicazione contiene informazioni strategiche per l’intera azienda, è bene che solo i suoi più stretti collaboratori possano venire a conoscenza di tali informazioni. Potrebbe trattarsi di questioni delicate facilmente fraintendibili da chi non ricopre funzioni dirigenziali o non è, comunque, al vertice dell’organigramma aziendale.
La gestione della mail PEC, la sicurezza delle informazioni e il rispetto della privacy sono certamente aspetti da non sottovalutare soprattutto quando la quantità di informazioni è grande e il loro contenuto può avere ripercussioni significative a livello aziendale, ad esempio determinando il successo o il fallimento di una trattativa commerciale.
Gestire più caselle di posta PEC
Un’ultima questione, non certamente meno importante delle altre, riguarda la gestione simultanea delle varie PEC.
Come usare la posta certificata quando si devono gestire più caselle? Ti sarà sicuramente capitato di avere più PEC da controllare ogni giorno e di dover continuamente passare da una casella PEC all’altra, magari di privider differenti.
Passare continuamente da una casella all’altra fa perdere tempo e pazienza, rallenta in modo significativo il lavoro, crea confusione e disorganizzazione.
Non sarebbe bello poter gestire tutta la tua comunicazione all’interno dello stesso ambiente di lavoro?
Anche in questo caso la gestione multipla delle caselle va fatta attraverso un gestionale. Centralizzare tutte le caselle di posta in un software unico ti permetterà di organizzare al meglio tuo lavoro senza continue perdite di concentrazione.
Come vedi la gestione della mail PEC deve essere affrontata con il giusto spirito e con le competenze adeguate, utilizzando strumenti software idonei in grado di agevolare e snellire il lavoro quotidiano di invio e lettura di informazioni.
