La Posta Elettronica Certificata→ ti crea confusione? Probabilmente in azienda la utilizzi tutti i giorni attraverso il tuo gestionale PEC o la tua casella Outlook, eppure hai ancora qualche dubbio sul suo utilizzo.
Per capire come usare la PEC in modo corretto, è necessario comprendere prima di tutto il significato e il funzionamento di questo sistema per la gestione delle e-mail.
La PEC (o Posta Elettronica Certificata) è un sistema che garantisce valore legale alle comunicazioni via e-mail. Si può dire che la PEC è andata a sostituire la raccomandata postale con ricevuta di ritorno, oramai utilizzata solamente da privati.
Le aziende e le Pubbliche Amministrazioni, infatti, devono obbligatoriamente utilizzare una PEC per lo scambio di determinate comunicazioni.
Come tutti gli obblighi, anche adeguarsi all’utilizzo della PEC ha comportato molte polemiche. In realtà questo sistema presenta molti vantaggi rispetto alla sua “antenata” cartacea, sia in termini di sicurezza sia di velocità, tanto che oggi sta diventando uno strumento sempre più utilizzato anche dai privati.
Ma esattamente cosa significa “Posta Elettronica Certificata”? A cosa serve? E come funziona? Quando è obbligatoria? Come si usa?
Per avere risposte a tutti questi quesiti, sedetevi e continuate a leggere: in questo breve articolo cercheremo di far luce su alcune informazioni essenziali per chiunque voglia capire meglio come utilizzare una PEC e quando usarla a scopi legali.
Cos’è la PEC
Iniziamo con lo spiegarvi cos’è la Posta Elettronica Certificata, a cosa serve in ambito pubblico e qual è la sua utilità per professionisti e privati.
La Posta Elettronica Certificata è un sistema che permette lo scambio di e-mail. Fino a qui nulla di complicato.
Le mail in questione, però, presentano caratteristiche particolari. La PEC, infatti, è un tipo di e-mail che garantisce una validità legale alle informazioni scambiate→.
Abbiamo infatti accennato come la PEC sia di fatto la versione digitale della raccomandata A/R. Quindi per capire meglio come funziona la posta PEC pensate proprio alla vecchia raccomandata con ricevuta di ritorno: il mittente invia una comunicazione, ne vengono registrati i dati (data, destinatario ecc…) e una volta consegnata, al mittente viene recapitata la conferma di avvenuta consegna.
La raccomandata, prima della PEC, era l’unica forma che garantiva validità legale alle comunicazioni. In caso di controversie, la raccomandata poteva essere impugnata a dimostrazione che un particolare documento era stato inviato e ricevuto.
Con la PEC avviene più o meno lo stesso, ma tutto digitalmente. La PEC utilizza i medesimi protocolli informatici delle normali e-mail. La differenza, però, è che con la PEC il mittente riceve la prova legale del suo invio e della consegna della e-mail e di eventuali allegati.
Come lo fa?
Nel sistema PEC, in sostanza, esiste un intermediario che si occupa di inviare queste prove legali. Ossia, di certificare l’e-mail.
Per utilizzare e aprire una PEC, infatti, è necessario rivolgersi a un gestore accreditato AgID→ (l’organo pubblico preposto alla vigilanza dei servizi digitali) in grado di trasmettere le prove legali legate allo scambio di comunicazioni.
Non vi anticipiamo nulla: nei prossimi paragrafi vi spiegheremo nel dettaglio come aprire una casella PEC. Prima però dobbiamo spiegarvi bene a cosa serve la PEC.
A cosa serve la PEC e quando si usa?
Abbiamo detto che la Posta Certificata conferisce un valore legale alle e-mail.
Ma perché serve esattamente? Quando conviene usarla? Quando invece è obbligatoria?
Semplice: come per le raccomandate, le PEC garantiscono l’opponibilità in caso di contenzioso. In altre parole, in caso di controversie giuridiche, l’unico documento digitale che potete impugnare è una PEC.
A questo punto la domanda che vi sorgerà spontanea sarà: ma quindi tutti dobbiamo possedere una casella PEC?
Ovviamente no, se sei un cittadino privato, anche se la PEC offre chiaramente maggiori garanzie legali, sicurezza e velocità di invio, e i costi annuali del servizio sono irrisori.
Al contrario, la Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per aziende, partite Iva e PA.
In realtà l’Italia è attualmente uno dei pochi paesi nel quale vige l’obbligo di utilizzo della Posta Certificata.
Questo perché la PEC, a differenza della firma elettronica o la marca temporale, non è ancora riconosciuta come standard internazionale, sebbene a breve tutti i paesi europei seguiranno il nostro esempio→.
Per adesso le aziende italiane dipendenti da case madri straniere (o che operano con il mercato estero) devono ancora affrontare situazioni di misunderstanding o disallineamento.
In realtà la PEC è molto utile in termini di velocità e sicurezza: rispetto alla raccomandata, offre maggiori garanzie legali poiché, oltre a tracciare data e firma digitale, certifica anche il contenuto della e-mail, inclusi gli allegati→.
Per questo le autorità stanno promuovendo una serie di attività volta ad adeguare questo sistema agli standard europei.
Come funziona la PEC
Per un utente, usare una casella PEC non è diverso dall’utilizzare una normale casella e-mail: bastano un PC o uno smartphone e una connessione.
Esistono anche servizi che permettono di utilizzare le PEC dalla propria casella di posta→, estremamente utili alle imprese per centralizzare la gestione di tutta la posta aziendale.
Su cosa si basa il sistema di “certificazione” delle comunicazioni?
Il sistema PEC segue una serie di passaggi che potete trovare sintetizzati qui:
- Il mittente invia l’e-mail al destinatario.
- Il server di posta del mittente invia il messaggio al server del destinatario e la conferma di invio al mittente.
- Il server di posta del destinatario invia la mail alla casella destinatario e la ricevuta di ritorno al server del mittente riportando data e ora della consegna.
- Il server di posta del mittente inoltra la ricevuta di ritorno nella casella del mittente.
Il sistema notifica anche tutti gli eventuali errori di invio o consegna nonché le anomalie legate, ad esempio, alla presenza di malware.
Vi abbiamo anticipato, nel paragrafo precedente, che per aprire una casella PEC è necessario rivolgersi a un fornitore accreditato.
Il ruolo di quest’ultimo è quindi quello di certificare:
- L’avvenuto invio della e-mail (o l’eventuale errore)
- L’avvenuta ricezione (o la mancata ricezione)
- Data e ora della trasmissione
La validità legale della PEC è data proprio dalle ricevute elettroniche rilasciate dai gestori→. Qualora un destinatario negasse di aver ricevuto una PEC, le ricevute servono proprio a smentirlo. Al contrario, in caso di smarrimento delle ricevute da parte del mittente, non vi sarebbero prove dell’avvenuta comunicazione (ecco perché è anche necessario conservare a norma le PEC→, ma questo è un altro discorso).
Attenzione però: il valore legale di una PEC è mantenuto solo ed esclusivamente per comunicazioni inviate a un’altra casella PEC. Ciò significa che se inviate un messaggio dalla vostra casella PEC verso una casella di posta normale, l’unica ricevuta che verrà prodotta sarà quella di accettazione.
La vostra PEC, in sostanza, sarà uguale a una raccomandata senza ricevuta di ritorno e non potrete avere prova dell’avvenuto invio e ricezione.
Come aprire una casella di Posta Elettronica Certificata
Uno dei maggiori vantaggi della PEC per le aziende, oltre alla velocità e alla sicurezza, è il grosso risparmio in termini economici. I costi dipendono chiaramente dal gestore e dallo spazio richiesto, ma in linea di massima si può dire che un abbonamento annuale PEC costa più o meno quanto una singola raccomandata cartacea.
Aprire una PEC, inoltre, è semplicissimo, per un’azienda tanto quanto per un privato. Basta infatti seguire i seguenti step:
- Scegliere il gestore.
- Inviare la richiesta di attivazione (molti gestori predispongono un form di registrazione) nel quale vanno inseriti i dati anagrafici o giuridici con relativo consenso al trattamento.
- Scegliere l’indirizzo di posta.
- Provvedere al pagamento sulla base dello spazio richiesto
- Configurare la casella e scegliere username e password
Come potete vedere aprire una casella PEC è semplicissimo e, oltre a essere obbligatorio per le imprese e per le Pubbliche Amministrazioni, può risultare vantaggioso anche per i privati.
Nelle aziende, però, le PEC possono presentare dei limiti, legati soprattutto alla gestione da parte di più utenti, con il rischio di perdere il controllo delle e-mail ricevute e prese in carico, o quando ci si trova ad amministrare più caselle.
Per questo Ardesia ha studiato un portale specifico per queste esigenze.
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