Una corretta gestione dei documenti aziendali è indispensabile per la buona salute e il successo dell’azienda.
La protocollazione dei documenti, soprattutto in ambito digitale, è un processo fondamentale per garantire la corretta organizzazione, archiviazione e tracciabilità dei documenti aziendali. In questo articolo, esploreremo l’importanza della protocollazione dei documenti aziendali e come questa può migliorare l’efficienza, la produttività e la sicurezza dell’azienda, anche in un’ottica di conservazione digitale.
Il protocollo digitale
Anni fa, quando veniva prodotto un nuovo documento ne veniva salvata (forse) una sua copia in archivio. Perlomeno questa accadeva di norma nelle Pubbliche Amministrazioni o nelle aziende medio grandi, strutturate in tal senso.
Poi, finalmente, agli inizi degli anni 2000 nacque il protocollo informatico, un sistema di registrazione e identificazione del documento adottato dalla PA e da tutti i privati interessati a rendere la gestione documentale aziendale più semplice e organizzata.
Per capire come funziona e che cos’è la protocollazione dei documenti e, soprattutto, come può tornare utile alla conservazione digitale→, partiamo quindi dalla definizione di protocollo informatico.
Il DPR 445→→ del 28 dicembre 2000, il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa, definisce il protocollo informatico come una serie di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale.
In questo ambito la protocollazione dei documenti non è più una semplice operazione amministrativa, ma diventa un vero e proprio processo, pensato per raggiungere un chiaro obiettivo: gestire i documenti in digitale anche tramite la dematerializzazione→.
Questa introduzione, obbligatoria, nelle PA, ha comunque portato i suoi effetti anche nel mondo imprenditoriale, in quanto gli stessi principi definiti per le Pubbliche Amministrazioni possono essere applicati in qualunque processo di dematerializzazione documentale.
La protocollazione dei documenti
Quando si deve gestire un archivio, definire a monte le regole e i metodi per la protocollazione dei documenti è di fondamentale importanza. Ma come si fa a protocollare un documento?
Il protocollo altro non è che un registro dove vengono scritti giorno per giorno i documenti transitati, quindi ricevuti o spediti, e su di esso vengono annotati i dati identificativi di tali documenti:
- Un identificativo univoco (numerico).
- La data di ricezione.
- Il Mittente.
La protocollazione, quindi, è la registrazione di un documento nel protocollo, il registro.
Con la protocollazione informatica dei documenti si riesce a garantire la registrazione a norma dei documenti, la loro classificazione per categorie→, il loro facile reperimento e la conservazione e si riesce a migliorare l’efficienza dell’intero processo documentale, eliminando il registro cartaceo.
Protocollo informatico e gestione documentale: la normativa
Per arrivare oggi alla protocollazione informatica dei documenti integrata in un flusso documentale completo si è passato negli anni attraverso tutta una serie di norme emanate appositamente.
Vediamone le tappe fondamentali:
- Legge n. 221 del 17/12/2012: Nasce l’Agenda Digitale Italiana.
All’interno di questa legge, agli articoli 1 e 4, vengono stabilite le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale. Questo è stato uno dei primi input per la diffusione delle PEC e per accelerare il processo di informatizzazione delle aziende, entrando sempre di più nel concetto di gestione informatica dei documenti.
- DCPM 3 dicembre 2013: contiene le regole tecniche in materia di protocollo informatico.
In tale decreto viene previsto il manuale delle gestione documentale, ed a tal fine il protocollo informatico definisce la struttura tecnica per l’implementazione del processo di digitalizzazione.
- DCPM 8 12 gennaio 13 novembre 2014: nasce e viene attuato il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale.
Viene regolamentata la dematerializzazione e le regole per la produzione di copie conformi.
- Nel 2014 vengono pubblicate le regole tecniche per la conservazione digitale.
Esse garantiscono ai documenti conservati le caratteristiche di:
1. Autenticità
2. Integrità
3. Affidabilità
4. Reperibilità
5. Leggibilità
Quest’ultimo punto è probabilmente il più importante per quel che riguarda il processo documentale di un azienda e l’importanza della protocollazione, in quanto con l’attribuzione di un codice identificativo univoco al documento e la sua protocollazione, si sancisce la sua “nascita digitale” all’interno dell’archivio elettronico dove può mantenere immutate le caratteristiche appena elencate.
