La PEC, si sa, non è un sistema perfetto. Nasce dall’esigenza di dare sicurezza alle comunicazioni informatiche, e su questo nulla da dire. Il sistema, però, è stato chiaramente progettato da chi di UX non ne sapeva molto.
Fra i vari problemi legati alla PEC aziendale vi sono la condivisione fra vari utenti, la gestione multicasella, il monitoraggio dei task, lo spazio, la conservazione, l’invio massivo e la gestione delle ricevute. Accanto a questi problemi, vi sono fortunatamente anche le soluzioni: ecco quelle proposte da noi per gestire la PEC aziendale al meglio.
Una PEC, una password, tanti utenti: chi ha fatto cosa?
Problema
Quando in azienda la casella PEC è una sola, solitamente più persone sono autorizzate ad accedervi. La casella è però aziendale e la password è unica per tutti: ciò comporta non pochi problemi in termini di sicurezza. La gestione condivisa di una casella PEC→ presenta un ulteriore limite: come capire chi ha fatto cosa? Le e-mail lette sono state realmente prese in gestione? Cosa succede se qualcuno cancella per sbaglio un messaggio?
Soluzione
La soluzione sta nell’adozione di un applicativo che permetta di profilare gli utenti→, in modo che ognuno acceda alle caselle con una propria password, mentre quella della casella PEC può rimanere custodita e protetta dall’amministratore di sistema. Qualsiasi azione intrapresa dagli utenti viene tracciata grazie al log, permettendo così di monitorare eventuali errori. Inoltre, è possibile decidere, sulla base di regole preimpostate, chi può fare cosa, garantendo la gerarchia e le responsabilità dei vari utenti.
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Tante PEC e provider diversi: password da memorizzare, scomodità nella gestione
Problema
Nelle aziende più strutturate le PEC sono più di una, spesso acquistate da provider differenti. Il risultato è univoco: scomodità. Per gestire tutte le PEC aziendali gli utenti devono continuamente entrare e uscire dalle singole caselle PEC, rallentando il proprio lavoro e disperdendo informazioni e documenti.
Soluzione
Anche in questo caso un gestionale PEC→ è la scelta migliore in quanto tutti i messaggi provenienti dalle diverse caselle PEC, anche di provider differenti, vengono convogliati in un’unica piattaforma. Le caselle possono essere gestite insieme o singolarmente e i messaggi possono essere inviati a più destinatari contemporaneamente.
Troppe caselle PEC e PEO: uscire e rientrare continuamente dalle e-mail
Problema
Il numero di strumenti che si utilizza in azienda può influire profondamente su come gestire le email aziendali. Il problema è sempre quello: più piattaforme si utilizzano, più confusione si crea. Leggere una PEC da una normale casella di posta o dal client abituale, come Outlook, è possibile, ma è non altrettanto possibile inviare un messaggio certificato da una casella tradizionale, poiché questa non è tecnicamente in grado di certificare i messaggi.
Soluzione
Per inviare e spedire PEC dal client di posta normale, mantenendo valido il valore legale, si può attraverso un’integrazione→, grazie alla quale i messaggi certificati vengono scaricati nella casella PEO (non si tratta di copie della PEC ma della PEC originale) e spediti dalla stessa casella passando sempre attraverso il sistema di certificazione PEC, quindi con valore legale garantito.
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Un messaggio inviato, due messaggi ricevuti: come tenerli insieme?
Problema
Ogni messaggio PEC inviato genera altri due messaggi: le cosiddette ricevute di accettazione e consegna→. Si tratta a tutti gli effetti di messaggi in arrivo, pertanto si trovano nella casella di posta in entrata. Oltre alla scomodità di abbinare tre messaggi collocati in luoghi differenti, si aggiunge un ulteriore fattore negativo: le due ricevute possono giungere in momenti differenti, anche a distanza di giorni, separandosi quindi anche fra loro, oltre che dal messaggio inviato a cui fanno riferimento.
Soluzione
Nei software di gestione PEC→ l’abbinamento delle ricevute è una funzionalità essenziale. In calce a ogni messaggio inviato vengono automaticamente visualizzate le due ricevute di accettazione e consegna: i tre documenti sono così riconciliati. Visualizzare lo stato di consegna diventa immediato.
Spazio limitato: la casella si riempie in fretta
Problema
Le caselle PEC dispongono di uno spazio limitato, che prima o poi è destinato a esaurirsi. Quando una casella PEC è piena, non può più ricevere messaggi. Ma se qualcuno invia un messaggio, questo risulta consegnato. Il titolare di una PEC, infatti, è l’unico responsabile del suo mantenimento.
Soluzione
Acquistare altri giga per incrementare la capienza della casella è senz’altro una soluzione, sebbene temporanea: all’aumentare dei messaggi, lo spazio disponibile va via via a diminuire. E anche svuotare periodicamente a mano la casella diventa macchinoso, oltre a essere un’attività che fa perdere molto tempo. La soluzione in questi casi è proprio automatizzare lo svuotamento della casella, impostandolo secondo i parametri che si preferiscono. Si tratta di un’impostazione che va a completare l’adozione di un gestionale PEC o un’ integrazione con la posta, in quanto i messaggi PEC vengono scaricati e archiviati in un altro ambiente.
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Tante caselle, troppi posti in cui cercare i documenti: come avere un archivio mail ordinato?
Problema
Le PEC, proprio per la loro natura legale, sono veri e propri documenti. E devono essere trattate come tali. Disporre di molte caselle impedisce alle aziende di poter riordinare questi documenti in modo strutturato e ordinato, causando confusione e compromettendo la velocità di recupero in caso di controllo o contenzioso. Inoltre, i provider PEC sono obbligati a conservare i file di log→ solamente per 30 mesi, determinando così la scadenza della PEC→, mentre la legge impone alle aziende l’obbligo di conservare le PEC per 10 anni→.
Soluzione
Un software di gestione PEC funga da archivio strutturato insieme a un sistema di conservazione→ impedisce la dispersione di dati e documenti. L’archivio è facilmente consultabile e gli utenti che vi accedono vengono registrati, per un pieno controllo della documentazione aziendale.
Inviare la stessa PEC a più destinatari: come mantenere il valore legale del bcc (o ccn)?
Problema
Le PEC, per legge, non possono essere inviate contemporaneamente e più destinatari utilizzando la funzione di Copia Nascosta. L’esigenza sarebbe quella di spedire un messaggio a tanti, senza che ognuno veda l’indirizzo degli altri. Con la PEC, però, la Ccn non si può utilizzare poiché non vi sarebbe modo di identificare alcuni campi obbligatori necessari alla certificazione dei messaggi in Copia Nascosta (che di fatto sono appunto copie).
Soluzione
Non vi è altra soluzione se non adottare un software o un servizio per l’invio massivo→: in tal modo ogni singolo messaggio viene trattato come un messaggio a sé.
