La gestione della PEC è un obbligo per le aziende in quasi tutti gli ambienti lavorativi.
Per garantire una risposta tempestiva a tutte le email, è fondamentale strutturare il flusso di lavoro in modo efficiente. Ma quando la dimensione del team aumenta, il processo non è più semplice e il problema dello smistamento della posta diventa una sfida.
Fortunatamente, ci sono soluzioni semplici e all’avanguardia per aiutare le aziende a superare questo ostacolo e a gestire la loro PEC con successo!
L’importanza della PEC
Ormai è chiaro, la Posta Elettronica Certificata→ è imprescindibile nel mondo del lavoro, non solo perché obbligatoria.
La centralità della PEC è data dal suo valore legale e probatorio. Una mail PEC ha la stessa valenza giuridica di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Si rivela quindi utile, se non fondamentale, in qualsiasi caso di contenzioso, per dimostrare le comunicazioni con un cliente o l’avvenuto invio di un documento.
Ciò accade proprio grazie alla natura della PEC e al suo funzionamento→: i provider, infatti, consegnano al mittente due diverse ricevute→ (una per l’avvenuto invio, una per l’avvenuta ricezione nella casella destinataria) che attestano la veridicità e l’integrità della posta.
Lo smistamento continuo delle PEC è un problema?
Cosa succede all’interno di un’azienda? Spesso le aziende si dotano di un solo indirizzo PEC e organizzano la gestione della Posta Certificata affidando a una persona lo smistamento dei messaggi. In altri termini, vi è un dipendente che legge la posta e la inoltra all’ufficio o al personale competente.
Questo tipo di gestione per molti versi funziona in termini organizzativi. Eppure presenta alcune implicazioni che è bene conoscere.
1. Personale dedicato allo smistamento
Il primo problema che comporta lo smistamento delle PEC è che questo significa preporre una persona o ufficio che se ne occupi. Per molte aziende questo flusso è fondamentale, perché crea il giusto ordine nel sistema di comunicazioni interne.
Ma c’è un problema. Questa operazione è perpetua, ossia va realizzata quasi ogni giorno e in ogni momento. Se non è arrivata una mail PEC da smistare ora, potrebbe arrivare tra dieci minuti, e deve esserci qualcuno a controllare. Per questo, molto spesso, quel dipendente viene assegnato solo al compito di smistamento e a nessun’altra mansione.
Ciò comporta all’azienda un prezzo da pagare: simbolico perché una risorsa umana non viene valorizzata in attività migliori, e reale perché deve spendere parte del budget per un dipendente che fa una cosa sola.
2. I tempi di un’operazione manuale
L’origine del problema sta nella sua concezione, laddove immaginiamo ancora un dipendente o ufficio che si occupa manualmente di smistare. Pensiamo a una o più persone che controllano le caselle email a intervalli regolari, per poi visualizzare il contenuto delle PEC, comprendere a chi siano rivolte, e cliccare “inoltra” al nuovo destinatario. Oggi si può fare di meglio.
3. Inoltro e validità legale
Esiste un terzo punto che nella gestione della PEC ha il suo peso: quello della validità legale dei messaggi. Inoltrare un messaggio PEC a una casella di posta ordinaria, infatti, gli fa perdere completamente il valore giuridico. Ciò significa che il messaggio smistato diventa un messaggio normale: un fattore da non sottovalutare se poi, chi riceve questo messaggio, deve poi gestirlo.
4. Spazio occupato
Ogni PEC inoltrata, quindi ogni sua copia smistata, è spazio in meno nei sistemi aziendali. E lo spazio, come sappiamo, ha un costo che incide notevolmente nei bilanci aziendali.
Automatizzare lo smistamento PEC: tra software e Intelligenza Artificiale
Un meccanismo così manuale, perpetuo e monotono, deve essere delegato a una macchina o almeno facilitato da questa. In tal modo si sgrava il dipendente, aprendolo a compiti più specializzati e utili all’azienda, nonché gratificanti.
Un primo passo è evitare la gestione completamente manuale delle PEC. Diventa indispensabile per le aziende che devono gestire lo smistamento adottare un software che automatizzi alcune funzionalità→, anche attraverso le nuove frontiere della tecnologia, come l’Intelligenza Artificiale→, il Machine Learning→ e il Deep Learning→.
Insomma, sfruttare il mondo digitale per automatizzare i flussi di lavoro→ significa far fronte agli sprechi di tempo, risorse e denaro e può davvero rivelarsi un’arma in più per diventare competitivi sul mercato e spendere bene ogni propria risorsa.
