Quando si parla di Posta Elettronica Certificata→, una questione centrale riguarda l’invio multiplo della PEC→.
Nelle normali e-mail, la Copia Conoscenza Nascosta (Ccn) viene utilizzata per inviare lo stesso messaggio a molti destinatari, senza però che ognuno di essi veda gli altri indirizzi in copia.
Con la PEC, però, il sistema e la normativa vietano l’utilizzo della copia nascosta. Perché? E come gestire, allora, gli invii multidestinatari?
Copia nascosta e PEC: valore legale
Con la casella di posta elettronica ordinaria (PEO) ti sarà sicuramente capitato di inviare la stessa identica e-mail a un numero cospicuo di destinatari utilizzando la funzione Ccn.
Purtroppo però la Copia Nascosta, quando si parla di PEC, non è permessa dalla normativa→.
Il motivo è essenzialmente l’impossibilità, da parte del sistema, di identificare il destinatario del messaggio.
Cerchiamo di spiegarlo meglio.
Quando si manda una PEC, nella trasmissione dei dati tramite il protocollo SMPT, vengono letti determinati campi che vengono riconosciuti validi ai fine della certificazione. Tra i campi validi vi sono il “mail from” (mittente) e il “rcpt to” (il destinatario).
Perché proprio questi campi? Perché un indirizzo PEC è a tutti gli effetti un domicilio digitale, che sostituisce quello fisico, per l’invio delle comunicazioni legali.
Quindi, tornando alla nostra Copia Nascosta, questo campo non viene riconosciuto dal sistema come valido ai fini identificativi del destinatario in copia.
Invii multipli e organizzazione : perché non usare il campo Cc?
La copia “normale”, o Copia Carbone (Cc) è invece concessa dalla normativa.
Perché, quindi, complicare la vita se basta mettere tutti i miei destinatari in copia? La risposta è semplice: per un discorso di privacy.
Inviare una mail con tanti destinatari in copia, significa che ognuno di essi potrà vedere tutti gli indirizzi a cui era destinato il messaggio. Se l’intenzione è proprio questa, allora la Copia Carbone andrà benissimo.
L’aggiunta di destinatari Ccn sarebbe un modo per proteggere le identità e gli indirizzi e-mail delle persone ma, essendo questa vietata nella PEC, gli operatori si vedono spesso costretti a inviare le PEC una a una, a destinatari diversi. Un’attività impensabile da fare manualmente quando si devono spedire decine, centinaia di messaggi..
Precisione e velocità della comunicazione sono un elemento fondamentale per rimanere competitivi, nonché un ottimo modo per dimostrare la professionalità e la trasparenza della tua azienda.
Insomma, le comunicazioni massive, di qualunque natura, devono essere gestite in altro modo.
Vediamo come.
La gestione degli invii massivi PEC
Per spedire PEC in modo massivo è necessario dotarsi di appositi software→.
I software per l’invio massivo superano gli inconvenienti generati dalla Copia Carbone o dalla Copia Conoscenza Nascosta inviando a più utenti la stessa comunicazione, ma facendo in modo che ognuno riceva il proprio messaggio singolarmente, senza comprometterne il valore legale.
L’invio di PEC multiple nel pieno rispetto della legge è dunque possibile e non si tratta di una cosa da poco.
Gli invii massivi personalizzati: a ogni destinatario, il suo documento
Vi è un’ulteriore esigenza che coinvolge moltissime aziende che inviano grossi quantitativi di PEC: quello di allegare a un messaggi un documento diverso per ogni destinatario.
Anche in questo caso sarebbe impensabile gestire questa attività manualmente.
Scrivere sempre lo stesso identico messaggio e oggetto e dover allegare ogni volta tutti i documenti necessari a ciascun destinatario, oltre a far perdere un sacco di tempo, moltiplica in modo esponenziale la probabilità di compiere errori e disattenzioni.
Anche in questo caso, è doveroso e vantaggioso adottare un software ad hoc per gli invii massivi multidocumenti→.
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L’incertezza della consegna
Un ultimo aspetto da non sottovalutare riguarda l’incertezza della consegna e della ricezione dei messaggi→. Come fare per usare la PEC in modo che entrambe abbiano sempre esito positivo e non ci siano errori di trasmissione?
Per varie ragioni, durante l’invio multiplo di PEC può capitare che ci siano degli errori o che un messaggio non venga recapitato correttamente ad uno o più destinatari. Si tratta di un bel problema. Il mancato invio di documenti importanti nei tempi stabiliti può mandare all’aria una trattativa commerciale, far perdere clienti e una sacco di soldi. Come dicevamo in un precedente articolo, a livello organizzativo il software è ormai un fattore determinante. Infatti, anche in questo caso, la risposta sta nelle funzionalità e nelle performance del gestionale che deciderai di adottare.
Nella scelta di un software per la gestione della PEC è fondamentale optare per soluzioni intelligenti in grado di garantire la massima percentuale di invii e consegne corrette e di notificare in modo tempestivo eventuali comunicazioni che non siano andate a buon fine. In questo modo avrai sempre sotto controllo lo stato delle tue comunicazioni e non dovrai convivere con il dubbio che le informazioni e i documenti inviati non siano effettivamente arrivati a destinazione.
Come vedi l’invio multiplo della PEC fatto nel pieno rispetto della normativa vigente, è una funzionalità alla quale non si può rinunciare. In un colpo solo si riducono tempi ed errori di esecuzione, stress causato dalla ripetizione della stessa pratica e l’incertezza dovuta a possibili errori di trasmissione delle informazioni.
Una funzione semplice e solo apparentemente banale, se gestita ed implementata in modo intelligente, può trasformarsi in un vero e proprio vantaggio competitivo. Scambiare informazioni in modo efficace ed efficiente non è una delle opzione possibili, ma l’unica davvero indispensabile. Un vero e proprio mantra che devi ripeterti ogni giorno se vuoi rimanere competitivo, continuare a crescere e allargare il tuo business a macchia d’olio.
